Hoe de Gemeente Maassluis is begonnen aan de digitalisering van hun afvalinzamelingsproces met behulp van softwareplatform 21QUBZ

Digitalisering binnen een organisatie is geen gemakkelijk proces en zeker niet bij een overheid gedomineerde instelling. Wat het wel gemakkelijk maakt is als je iemand met ervaring in de business & met kennis van IT, voor dit proces verantwoordelijk maakt. Peter van Velzen, specialist digitalisering bij de Gemeente Maassluis is precies zo iemand. Hij heeft door zijn kennis & expertise gezien wat er anders & beter kan door middel van digitalisering.
Het softwareplatform 21QUBZ, ontwikkeld door 21south, ondersteunt vandaag de dag de inzameling van bedrijfsafval & grof huishoudelijk afval.

Hoe is het idee van digitaliseren ontstaan?

De Gemeente Maasluis voelde een noodzaak om via digitalisering hun processen efficiënter en effectiever te laten verlopen. De vraag waar zij intern mee speelde was; Hoe kunnen wij met de kennis van uit de praktijk, de vertaling maken naar een digitaal systeem? Wat zijn de kosten van zo’n systeem en wat betekent dat voor onze medewerkers? Daarnaast willen zij ook hun stakeholders (de inwoners & ondernemers) mee nemen in dit verhaal. Transparantie is belangrijk daarin. Hoe kan de gemeente laten zien aan haar omgeving hoe, wanneer & welk werk zij uitvoeren?

Peter van Velzen is iemand die 30 jaar ervaring heeft met het inzamelen van afval. Eén van de grootste redenen daarvoor is dat het zo’n leuke en boeiende branche is, met zoveel diversiteit en ontwikkelingen. Hij begon als chauffeur om afval in te zamelen bij de Gemeente Maassluis, nu jaren later is hij verantwoordelijk voor de algehele digitalisering van de processen bij het Stadsbedrijf. Momenteel richt hij zich op alle processen die met het inzamelen van afval te maken hebben. Naast dat hij het al zo lang naar zijn zin heeft bij zijn werkgever, heeft hij ook een andere passie en talent en dat is ICT.

Op kantoor zag hij hoe het eraan toe ging met bedrijfsafval en de inzameling van grof huisafval. Hij dacht, dit kan anders, efficiënter & gemakkelijker maar wel met de juiste software. Begin 2020 besloot de Gemeente Maassluis dat Peter zijn plan voor digitalisering mocht gaan uitvoeren. Samen met diverse collega’s is hij begonnen met het implementeren van  track & trace voor alle voertuigen. Daarnaast voorziet hij de digitale schermen voor informatie, de planning & weersomstandigheden.

Digitalisering van het afvalinzamelingsproces

Eind 2020, stond de digitalisering van de afvalinzameling op de planning. Voor dit onderdeel is de samenwerking aangegaan met 21south met haar softwareplatform 21QUBZ. Er was haast bij geboden want de gemeente wilde voor 1 januari 2021 live met de module bedrijfsafval.
De gemeente en vooral Peter en zijn team hebben de schouders er flink onder moeten zetten om dit te bewerkstelligen. Het was namelijk meer werk dan vooraf ingeschat. Dit kwam mede doordat er veel documentatie en administratie op orde gebracht moest worden. Tezamen met de business consultants van 21south is dit in goede banen geleid.

“Heb je vragen over het gebruik van 21QUBZ, dan krijg je vaak snel reactie. Het snelle schakelen is fijn bij softwareleveranciers, daar waar andere leveranciers dat minder doen. 21south steekt er met kop & schouders bovenuit”, volgens Peter van Velzen.

Het gebruik & de voordelen van 21QUBZ en 21ROUTE bij bedrijfsafval

Sinds 1 januari 2021 rijden de chauffeurs met 21ROUTE chauffeursapplicatie voor het ophalen van het bedrijfsafval. Wat handig is aan deze applicatie en het gebruik van de tablet in de vuilniswagen, is dat de chauffeurs kunnen wat ze aantreffen bij de klant registeren met tekst & foto. Denk hierbij aan afval wat naast de container wordt gezet, waar de klant in kwestie niet voor betaald. Nu kan er digitaal een melding worden gemaakt en kan de administratie gelijk een factuur sturen voor de extra zakken. Zijn de extra zakken een structureel probleem, dan kan er contact worden gezocht met de desbetreffende klant voor een aanpassing van het contract zoals bijvoorbeeld een grotere container.

Een ander voordeel  van het 21QUBZ systeem is dat als er bijvoorbeeld een bedrijf failliet is, of een contract wordt opgezegd, de route in 21ROUTE gelijk wordt aangepast. De chauffeur hoeft op dezelfde dag niet meer langs de klant te rijden.

Naast bedrijfsafval wordt 21QUBZ en 21ROUTE ook ingezet voor het inzamelen van grof- en snoei afval. Burgers kunnen dit melden in het Burgerportaal. Het 21QUBZ Burgerportaal is een geïntegreerde functionaliteit die de Burger de mogelijkheid geeft om o.a. een afspraak in te plannen om bijvoorbeeld grof- en snoeiafval op te halen. Deze melding komt automatisch in de lijst met orders binnen in het platform en kan gelijk op een route worden gezet zodat de chauffeur het afval kan ophalen.

Wat staat er nog meer op de roadmap van de Gemeente Maassluis de komende jaren?

• Het volledig inrichten van planningssoftware, waarbij de medewerkers, voertuigen en werkzaamheden efficiënt kunnen gepland. Hieraan gekoppeld zijn ook de urenverantwoording, verlofdagen etc.
• Op dit moment is 21south bezig met het inrichten van een Milieustraat afspraken module. Burgers kunnen via het Burgerportaal een afspraak maken voor de milieustraat, beheer kan de tijd instellen en een tijdslot aangeven.
• Het afvoeren van containers met verschillende afvalstromen ook digitaliseren. Dit verloopt nu nog met papieren begeleidingsbrieven.
• Dit jaar of volgend jaar gaat de Gemeente Maassluis omgekeerd inzamelen en dan komen er een groot aantal ondergrondse containers bij. De gemeente wil dan overstappen naar dynamisch inzamelen met behulp van vulgraadsensoren, zodat er bij een bepaalde vulgraad de container automatisch op een route komt te staan.

Als laatste voegt Peter toe; “Wat fijn is bij 21south, is dat er mensen zijn uit de praktijk die ervaring hebben met afvalinzameling”.

Voorlopig blijven de Gemeente en 21south samenwerken als we naar de planning van de roadmap kijken. 21south ondersteunt de Gemeente Maassluis waar nodig. Wij van 21south kijken in ieder geval uit naar een fijne samenwerking de komende jaren.

21QUBZ | Samen digitaliseren en optimaliseren